La nota spese diventa automatica!


Vi siete mai trovati nella situazione di dover compilare una nota spese per una trasferta effettuata durante la vostra normale attività lavorativa? Vi siete mai resi conto di come una attività così apparentemente semplice possa creare colli di bottiglia e inefficienze amministrative?

La gestione delle note spese è in realtà una delle attività più complesse per molti tipi di business. A cominciare dalle aziende di medie-grandi dimensioni con stretti rapporti con l’estero.

Per i dipendenti la rendicontazione delle spese attraverso le ricevute non rende di certo il ritorno da una trasferta particolarmente piacevole.

Il compito del personale che si deve occupare della gestione delle note spese poi, è altrettanto arduo: occorre infatti verificare il rispetto della policy aziendale, controllare e registrare le ricevute e infine contabilizzare le spese.

Per semplificare questi processi, nei paesi anglosassoni, in particolare negli Stati Uniti, ha preso piede negli ultimi 10 anni il ricorso a software di gestione note spese. Dopo l’introduzione del self booking, questo tipo di automazione rappresenta il miglior modo per ottimizzare il ciclo delle operazioni legate ai viaggi di lavoro.

Come scegliere il software di gestione note spese adatto alla tua azienda?

La scelta del software di gestione note spese più adatto alla propria realtà aziendale non è un’operazione semplice. Bisogna analizzare le esigenze e gli obiettivi aziendali e valutare le funzionalità specifiche del software di gestione note spese selezionato (flessibilità, sicurezza, integrazione con gli altri software presenti in azienda, formazione del personale, change management ecc.).

E in Italia?

Anche in Italia, dopo la consueta fase di training condotta dalle aziende d’oltreoceano, sono nate IT firm leader di mercato nella automatizzazione aziendale e nella produzione di software di gestione note spese.

Una di queste è Sarce Spa, innovativa realtà emiliana che commercializza da anni un prodotto realizzato per le esigenze dei mercati più disparati.

Quali sono le caratteristiche da valutare?

Un prodotto software di gestione note spese deve riuscire soprattutto ad adattarsi alle specifiche necessità aziendali ed essere facilmente fruibile attraverso un semplice collegamento internet. Ogni utente abilitato tramite login potrà accedere alla propria posizione personale e tenere sotto controllo i dati relativi alle spese di viaggio. I migliori software di gestione note spese sono utilizzabili da Mobile, con evidenti vantaggi in termini di acquisizione veloce dei dati e semplicità.

Addio alle vecchie abitudini…

Non bisogna però dimenticare che l’adozione di un software di gestione note spese comporta una completa razionalizzazione dei processi interni di viaggio. Quasi una rivoluzione copernicana nel modo di affrontare questa voce di spesa, con i vantaggi che ne conseguono… ma anche l’abbandono di quelle vecchie abitudini aziendali che rischiano di consolidarsi e porre freno allo sviluppo del business.