Cos’è il Freight Audit e perché fa risparmiare


Una potente metodologia per risparmiare in Azienda.

Nelle nostre presentazioni aziendali sul freight audit spesso esordiamo dicendo:

“Il Freight Auditor è una figura ben nota nel mondo anglosassone, ma ancora quasi sconosciuta in Italia.”  Ma sarà ancora vero?  Bene, proprio il recente Meeting Transport & Logistics di Milano ce ne ha dato conferma.   La maggior parte delle persone incontrate, tutti professionisti del settore, hanno dichiarato di non conoscere il Freight Audit. Anzi, qualcuno più entusiasta, ha detto: “Avevo perso la speranza di potere avere sotto controllo le fatture dei fornitori!”  Giusto timore, che chiunque debba gestire numerosi fornitori e o numerose spedizioni conosce bene.

Ok, allora: che cos’è il Freight Audit?  I manuali lo definiscono come: il processo di esame, controllo e correzione dei documenti contabili relativi ai trasporti merci di un’azienda.

Visto che abbiamo detto che è nato nel mondo anglosassone, prendiamo una sua definizione originale:  “a freight audit is the process of examining, adjusting and verifying freight bills for accuracy” .  Vediamo quindi che la definizione coincide con quella data prima, a meno di un dettaglio finale: “ for accuracy”.  Significa che lo scopo che ci si propone è quello della precisione/ accuratezza?  Beh, certo, non c’è dubbio che il nostro lavoro tende proprio a portare ordine e chiarezza in tutta la documentazione inerente ei trasporti, ed in particolare nelle fatture che i fornitori di servizi di trasporto inviano ai nostri clienti.  E qui però vediamo subito un importante aggiustamento che noi diamo al servizio, per adattarlo al meglio al mercato italiano. Per noi la precisione è importante, anzi, è fondamentale, ma non è il fine: è un mezzo.  Quello a cui noi tendiamo è: procurare risparmio ai nostri clienti.

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Quindi la definizione operativa e non accademica, che noi preferiamo è:

il processo di esame, controllo e  correzione di tutti i documenti contabili relativi ai trasporti di un’azienda, al fine di eliminare tutti gli errori, ed ottenere un congruo risparmio sui costi sostenuti per i trasporti.

A questo punto può sorgere però un’altra domanda: è possibile che dal solo controllo delle fatture si possano ottenere notevoli risparmi?  La risposta sintetica è semplice, e costituisce il motivo della nostra esistenza: sì!  La sua spiegazione invece è un po’ meno semplice, ma ci proviamo.

Applicando in modo sistematico il freight audit  un’azienda ottiene notevoli risparmi sui costi che sostiene per trasportare le sue merci (inbound e outbound).  Ma da dove viene tale affermazione?

E’ semplice: dall’esperienza quotidiana, maturata in tanti anni di lavoro nel settore (noi non facciamo accademia, noi siamo sul campo).

L’elemento basilare e centrale si racconta rapidamente: statisticamente, si evidenzia che una percentuale non trascurabile delle fatture inviate dai fornitori di servizi di trasporto (corrieri, trasportatori vari) ai propri clienti presentano degli errori.

Perché? In termini astratti, si potrebbe attribuire tale fenomeno alla complessità e numerosità delle informazioni che bisogna gestire. Sappiamo bene che contabilizzare migliaia di spedizioni non è facile! E quindi, se fosse vera questa ipotesi, gli errori a favore dovrebbero compensare quelli a sfavore. E invece noi constatiamo che gli errori a sfavore del committente sono in netta maggioranza (pur individuando anche errori a favore, che correttamente segnaliamo per adempiere in maniera assolutamente etica il nostro lavoro). Ora, lungi da noi colpevolizzare in maniera generica chiunque, ma fate la prova sui vostri documenti …o fatela fare a noi!

Andando un po’ più a fondo, ci chiediamo allora: da dove vengono tanti errori? Lasciamo a ciascuno andare a invidiare le ragioni più profonde (disorganizzazione?  Fretta? Ehm…dolo?)  , noi ci limitiamo a riportare in modo oggettivo quanto vediamo dalla realtà quotidiana. I casi più frequenti sono questi:

  • Applicazione errata delle tariffe pattuite
  • Calcolo errato dei volumi e/o dei pesi  (ovviamente, nei casi  dove è applicabile)
  • Differenze nei termini Incoterm
  • Addebito di servizi non richiesti
  • Ripetizione di una voce di costo in più fatture

Il cuore della nostra attività sta proprio in questo: analizziamo con i nostri esperti le condizioni pattuite dal nostro Cliente con i suoi fornitori, anche grazie a un apposito strumento software che abbiamo sviluppato e che ci permette di portare l’analisi a livelli non raggiungibili con la sola attività manuale. Tutte le anomalie rilevate saranno segnalate al nostro Cliente o anche, su suo mandato, direttamente al Trasportatore. Ma vedremo prossimamente più in dettaglio questi aspetti operativi. Parleremo del PreAudit, del Post Audit e di altri servizi che possiamo erogare per procurare risparmio ed efficienza.

Per approfondimenti e altre aspetti sul Freigth Audit intanto vedi http://www.facsweb.it/archives/category/blog/

Paolo Donno

FACS Srl