Convegno: cos’è e come organizzarlo step by step

“Alcune persone parlano nel sonno. I conferenzieri parlano mentre gli altri dormono” cit. Albert Camus.

Sarà stato troppo severo Camus? Qualcuno si sarà di certo trovato a partecipare a convegni un poco noiosi, e rimanere svegli e vigili non deve essere stato semplice. Altri fortunati (per Camus, figure leggendarie) avranno avuto il piacere di assistere ad esposizioni interessanti e convegni stimolanti – e beati loro aggiungo io!

Tornando seri, sei sicuro di conoscere tutto quello che c’è da sapere sui convegni? Conosci tutte le tipologie? E sapresti organizzarlo? Se la risposta è negativa allora concediti due minuti per leggere l’articolo e colmare le tue lacune. Partiamo dal principio.

Convegno: cos’è e come organizzarlo step by step
Convegno: cos’è e come organizzarlo step by step

Cos’è un convegno?

Per convegno si intende l’incontro di un gruppo più o meno numeroso di persone, in un luogo prestabilito. L’obiettivo è quello di dibattere argomenti di interesse comune, segnalando eventuali errori ed individuandone possibili soluzioni. La durata di un convegno cambia in base allo scopo ed alla tipologia.

Perché organizzare un convegno?

I convegni possono essere organizzati per diversi scopi, riassumibili in tre macro-categorie: convegni divulgativi, decisionali e dibattiti.

1. Convegni divulgativi

Ne sono un ottimo esempio quelli che trattano di argomenti scientifici ed hanno lo scopo di esporre e rendere noto ad un’ampia platea di persone nozioni e scoperte innovative. Possono durare fino a quattro giorni. Esistono due tipologie principali di convegni divulgativi:

  • Il seminario
  • Il congresso

2. Convegni decisionali

Sono convegni nei quali viene presa una determinata decisione su argomenti controversi all’interno della comunità di riferimento. Ne sono un esempio le conferenze, e la loro durata varia da uno a due giorni.  

3. Dibattiti

Sono convegni che trattano di argomenti appartenenti principalmente alla sfera politica o di natura culturale. Vengono organizzate da partiti, sindacati, università, associazioni culturali o semplicemente da privati cittadini interessati al settore. Questo tipo di convegno dura da uno a tre giorni. Per citarne due esempi:

  • Forum: da non confondere con lo scambio di informazioni che avviene sulle piattaforme informatiche. Forum deriva da latino e significa foro, piazza. Difatti si tratta di una riunione, in genere pubblica, volta a discutere argomenti di alto livello.
  • Simposio: all’epoca di Platone e Virgilio, il simposio era un’occasione, alla fine di un banchetto, per discutere di argomenti di interesse comune. Oggi il simposio è un convegno riservato a un numero ristretto di invitati, spesso di natura scientifica.

Sei pronto ad organizzare un convegno?

Per organizzare un convegno è bene tenere a mente certi consigli.

Prima di tutto parla con i responsabili del progetto e fatti spiegare nel dettaglio di cosa tratterà il convegno, la durata prevista, il numero dei partecipanti ed il budget a disposizione. Dopodiché dovrai ricercare la sala, definire l’eventuale alloggio ed organizzare il trasporto dei partecipanti, contattare un servizio di catering per il rinfresco, riprendere fiato e, Camus docet, organizzare l’intrattenimento per il post convegno!

Per tutti i dettagli e molto altro clicca qui!

Eventi e Fiere S.r.l.

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