Consigli utili per l’acquisto delle macchine per l’ufficio

Prima di acquistare le macchine per l’ufficio è utile capire le reali esigenze e le vere necessità di lavoro. Solo in questo modo sarà possibile operare una scelta oculata e attenta non solo alla produttività, ma anche all’economica di esercizio.


Consigli utili acquisto macchine ufficio


Cosa sono le macchine per l’ufficio?

Le macchine per l’ufficio sono tutti quegli strumenti che agevolano e sveltiscono il lavoro, rendendolo più ordinato. Computer, stampanti, scanner, fotocopiatrici, fax, distruggidocumenti, plastificatrici e rilegatrici sono solamente alcuni esempio di macchinari che possono favorire il lavoro impiegatizio che si svolge all’interno di un ufficio, amministrativo o commerciale.
Tali strumenti possono operare in rete mediante una connessione specifica che può essere anche senza fili in modalità wireless, consentendo l’accesso anche a dispositivi portatili, quali notebook, tablet o smartphone.

 

I fattori di scelta per le macchine da ufficio

Sono diversi i fattori di scelta che possono orientare gli acquisti delle macchine da ufficio ed è consigliabile considerarne il più possibile per poter acquistare solo ciò che viene ritenuto utile e funzionale alla tipologia di lavoro.
Gli strumenti da ufficio devono essere semplici, ma al tempo stesso affidabili in quanto devono contribuire ad incrementare la produttività.

  • Tipo di lavoro: bisogna considerare il tipo di lavoro che l’ufficio svolge. Uno studio di progettazione ha esigenze differenti rispetto ad un ufficio amministrativo o di un commercialista e in base alla tipologia di operato vi saranno macchine che possono ritenersi più utili di altre.
  • Volumi di lavoro: l’esempio più immediato è la scelta della stampante e della sua tecnologia di stampa. E’ necessario stimare un volume di lavoro per scegliere la soluzione più idonea. Quante pagine mediamente si dovranno stampare mensilmente? Con che qualità? Con quali formati di carta? Lo stesso può valere per una fotocopiatrice.
  • Costi di manutenzione: sono voci di costo importanti perchè talvolta non conviene farsi attrarre dalle offerte speciali per spendere meno al momento dell’acquisto per poi avere intervalli di manutenzione più brevi nel tempo e quindi più costose. Nello macchine per l’ufficio è importante capire l’entità dei ricambi e degli interventi tecnici che gli strumenti potrebbero necessitare.

 

La scelta delle macchine da ufficio e le normative

Le macchine da ufficio devono rispondere a normative in materia di sicurezza e di ergonomia, a tutela non solo del loro corretto funzionamento, ma anche (e soprattutto), della salute degli impiegati. Nel processo di scelta è preferibile che vengano valutate anche le caratteristiche di rumorosità, di emissione del calore o di onde elettromagnetiche, così come di display o monitor a bassa emissione di radiazioni luminose. Ormai tutto ciò che il mercato propone è sicuramente a norma e a marcatura CE, ma vi sono dei range e la preferenza dovrebbe tendere a cadere sui valori migliori. Immaginare di lavorare in un ufficio con dieci stampanti molto rumorose, o con cinque fotocopiatori che emettono molto calore, è sicuramente meno piacevole che operare in un ambiente più silenzioso e con una temperatura più equilibrata.